Dalam proses penggajian, setiap perusahaan tentu berpotensi melakukan kesalahan. Sehingga, setiap perusahaan memiliki cara dan kebijakan masing-masing untuk menyiasatinya. Ada perusahaan yang langsung memberikan gaji secara utuh di akhir bulan, ada yang menggunakan sistem dua kali penggajian karyawan, awal atau akhir dan sisanya di tengah bulan.
Sebaik apapun sistem penggajian yang terapkan, tetap ada potensi kesalahan jika masih menggunakan sistem manual. Ada berbagai macam faktor yang dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam penggajian karena terdapat banyak detail gaji yang harus dihitung dengan tepat. Berikut ini adalah beberapa kesalahan dalam proses penggajian yang sering terjadi, seperti:
1. Kelebihan atau Kekurangan Membayar Gaji Karyawan
Kelebihan maupun kekurangan dalam pembayaran gaji karyawan tentu pernah terjadi pada setiap perusahaan, hal ini bukanlah yang baik. Mengapa? Apabila terjadi kekurangan dalam pembayaran gaji, tentu harus segera membayarkan kekurangan gaji tersebut kepada karyawan bersangkutan. Jika kesalahan ini terjadi berkali-kali, karyawan tentu akan merasa dirugikan.
Apabila terjadi kelebihan dalam pembayaran gaji, perusahaan dapat mengklaim kembali uang tersebut, namun hal ini tidak mudah. Sebab, apabila kesalahan ini sudah terjadi dalam waktu yang lama, karyawan akan berpikir bahwa memang gaji tersebut adalah haknya dan akan kaget bila tiba-tiba perusahaan memotong kelebihan gaji tersebut.
2. Tidak Memperhatikan Peraturan Tenaga Kerja Terbaru
UMP atau Uang Upah Minimum Provinsi merupakan salah satu peraturan yang mengatur mengenai tenaga kerja. UMP di setiap provinsi tentu berbeda. Sebuah perusahaan harus mengetahui peraturan tenaga kerja yang terbaru. Perlu diingat, jangan sampai tidak ada penyesuaian gaji karyawan ketika terdapat UMP baru.
Baca Juga : Sistem Payroll yang Ideal untuk Perusahaan
3. Salah Menggunakan Spreadsheet
Setiap perusahaan tentu memiliki sistem penggajian yang berbeda sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan perusahaan, ada yang menggunakan spreadsheet untuk mengatur penggajian karyawan Perlu diketahui, apabila perusahaan masih belum dapat memahami penggunaan cara tersebut dan masih menggunakan sistem manual, potensi kesalahan dalam penggajian karyawan masih cukup besar.
Resiko human-error dari penggunaan spreadsheet ataupun kertas untuk menghitung gaji karyawan sangatlah tinggi. Semakin banyak karyawan yang dimiliki oleh suatu perusahaan, mana akan semakin besar pula tanggung jawab dan beban kerja departemen HR. Oleh sebab itulah, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll untuk mengurangi kesalahan perusahaan.
Software payroll merupakan sebuah aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur penggajian karyawan secara otomatis yang cepat, tepat, dan tentu saja mudah. Sudah banyak perusahaan yang membuktikan bahwa penggunaan payroll dapat mengurangi kesalahan dalam proses penggajian..
LinovHR merupakan salah satu penyedia Software Payroll yang sudah dipercaya oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. Ada berbagai fitur dari Payroll Software LinovHR yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola penggajian karyawan seperti: fitur acount code, payroll component, set payroll component, payroll group, payroll process, payroll report dan masih banyak fitur lain yang dapat di manfaatkan perusahaan dengan menggunakan Software Payroll LinovHR .
Coba gratis LinovHR sekarang juga dan nikmati kemudahannya untuk mendukung proses manajemen data karyawan dan payroll perusahaan.